De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) roepte vragen op binnen verschillende buurtpreventiegroepen. Bekijk hier eerst de presentatie Buurtpreventie Algemene verordening gegevensbescherming, die is gehouden voor alle buurtpreventiegroepen. Lees hieronder een set met veel gestelde vragen en antwoorden over de AVG.
Vraag 1: Moet ik toestemming vragen aan alle vrijwilligers van wie ik naw en mail / telefoongegevens heb om die te gebruiken voor de website / nieuwsbrieven die we vanuit de buurtpreventie hebben en maken?
Zoals tijdens de presentatie is besproken, is er altijd een grondslag nodig om de persoonsgegevens buiten huishoudelijke kringen te verwerken. Voor de vrijwilligers zal dit op toestemming berusten. De vrijwilliger zal actief om toestemming moeten worden verzocht. Dit betekent dat de vrijwilliger expliciet ‘ja’ moet geven op de vraag of zijn / haar persoonsgegevens voor het doel verwerkt mogen worden. Dit kan heel eenvoudig worden verwezenlijkt door een mail te sturen met de tekst:
’’Geachte heer / mevrouw…
Beste…
In het kader van buurtpreventie Oosterhout hebben wij uw persoonsgegevens {geef aan welke gegevens} in ons bestand opgenomen. Wij gebruiken uw gegeven om {geef de activiteit aan. Bijvoorbeeld uw op de hoogte te houden van buurtacties.}. Wij zouden u in de toekomst graag op de hoogte blijven houden van de ontwikkelingen in de buurt.
Om uw privacy te beschermen horen wij graag of nog gecontacteerd wil worden door buurtpreventie Oosterhout voor {geef activiteit / doel aan waarvoor je contact opneemt}. Uw gegeven worden binnen buurtpreventie Oosterhout gedeeld met andere vrijwilligers. Uw gegevens worden enkel bewaard zolang u uw toestemming geeft. U kunt uw toestemming ten alle tijden intrekken.
Indien u graag op de hoogte wilt blijven verzoeken wij u een mail terug te sturen met: ‘Ja’ als onderwerp. Indien u dit niet doet worden uw gegevens verwijderd uit ons bestand.
Bij voorbaat dank voor uw medewerking!’’
Vraag 2: Moet “toestemming vragen aan alle vrijwilligers van wie ik naw en mail / telefoongegevens heb om die te gebruiken voor de website / nieuwsbrieven die we vanuit de buurtpreventie hebben en maken” schriftelijk gebeuren?
Nee, dit hoeft niet. Het is echter wel gemakkelijk om dit te doen.
Vraag 3: Is de toestemming vormvrij? Mag bijvoorbeeld een positief beantwoorde e-mail ook?
Ja, zie het antwoord op vraag 1.
Vraag 4: Mogen wij die gegevens ook aan de gemeente geven in het kader van de subsidie aanvraag?
Wanneer gegevens worden gedeeld met een andere verwerker, zal hier een grondslag voor moeten zijn en wellicht een verwerkingsovereenkomst voor moeten worden opgesteld.
Vraag 5: Mogen we bestanden met mail en naam-gegevens ook overdragen aan nieuwe vrijwilligers intern? Zodat we contact met elkaar kunnen hebben? Of om ze opnieuw te benaderen om vrijwilliger te zijn voor een activiteit waar ze 1 x per jaar mee helpen? (Een buitenspeeldag bijvoorbeeld?)
Met toestemming mag alles. Vraag aan de vrijwilligers of ze het hiermee akkoord gaan.
Vraag 6: Moeten wij verwerkersovereenkomsten sluiten?
Een verwerkingsovereenkomst moet worden opgesteld wanneer de verwerking van de persoonsgegevens wordt uitbesteed aan een ander persoon of bedrijf. Een externe handelt dan de verwerking af. Hier zal bij een kleine verwerker niet heel snel sprake van zijn.
Vraag 7: Zo ja met wie? De website beheerder / maker?
Zie het antwoord op vraag 6.
Vraag 8: Moeten mensen specifiek toestemming geven om op website en Fb buurtpreventie te staan? Of mag je op ie site vermelden dat als iemand dat niet wilt ze dit mogen melden?
Wanneer een foto gepubliceerd wordt moet hier toestemming voor gegeven worden. Er kan vooraf ook een melding worden gemaakt, bijvoorbeeld:
‘’Op dit evenement worden foto’s gemaakt die mogelijk later gepubliceerd worden op de website van… Indien u hier geen toestemming voor geeft kunt u dit voorafgaand melden middels {mail / bij een persoon}. De foto’s waarop u of uw kind(eren) zichtbaar zijn worden dan niet gepubliceerd.’’
Vraag 9: Moet iedereen een privacyverklaring op zijn website hebben?
Zo ja; Kunnen jullie daar een voorbeeld van geven?
Ja, in deze verklaring staat kort weergegeven:
- Welke persoonsgegevens worden verwerkt.
- Met welk doel de gegevens worden verwerkt.
- Voor welk termijn de gegevens worden verwerkt.
- Wie toegang heeft tot deze gegevens.
- Hoe de veiligheid van de gegevens wordt gewaarborgd.
Voor een voorbeeld verwijs ik u naar de website van de gemeente Oosterhout. https://www.oosterhout.nl/metamenu/over-de-gemeente/privacy/
Heb je vragen?
De gemeente kan je eventueel helpen: Bel Privacymedewerker Gemeente Oosterhout of Functionairs gegevensbescherming via telefoonnummer 140162
